Tipps für das Reservierungsgespräch

Stellen Sie zu Beginn Ihr bestehendes Hygienekonzept in den Fokus des Reservierungsgesprächs. Legen Sie ausführlich die getroffenen Maßnahmen dar und nehmen Sie Ihren Gast verbal an die Hand. Denn gerade in diesen Zeiten ist der persönliche Kontakt sowie das Bedürfnis der Gäste nach Sicherheit und Orientierung besonders groß. 

Bieten Sie Ihren Gästen aktiv Ihre alternativen neuen Veranstaltungsformate an und wecken Sie mit Kreativität, Empathie und Fachwissen die Lust auf eine außergewöhnliche Firmenweihnachtsfeier. 

Bei der Reservierung haben Sie bereits die wichtigsten Eckpunkte geklärt. Ein enger Kontakt mit dem Organisator oder der Organisatorin ist aber auch kurz vor und während der Feier wichtig. Kümmert sich ein Organisationsteam um die Firmenweihnachtstsfeier, bestehen Sie auf einen Hauptansprechpartner. So vermeiden Sie, dass Fragen ungeklärt bleiben oder Sie lange auf Entscheidungen warten müssen. Sollte am Abend der Feierlichkeit etwas schiefgehen, es Zeitverzögerungen geben oder etwas fehlen, können Sie diese Probleme schnell und unbürokratisch regeln.

Wie lange bleibt die Gruppe? Immer weniger Weihnachtsfeiern bleiben tatsächlich an einem Ort. Das gemeinsame Essen bildet entweder den Auftakt oder den Abschluss – junge Firmen kommen vom Weihnachtsmarkt oder gehen nach dem Essen zu einer weiteren Location. Sprechen Sie die Abendplanung und den möglichen Zeitablauf für diverse Programmpunkte mit dem Verantwortlichen durch, damit Sie spätere Reservierungen nicht unnötig absagen.
Bleibt die Gruppe durchgängig in Ihrem Haus oder kehrt nach einem weiteren Event wieder zu Ihnen zurück? Legen Sie unbedingt mit dem Organisator eine Uhrzeit fest, ab der das Fest auch wirklich zu Ende ist – die Sperrstunde gilt auch für betriebliche Weihnachtsfeiern!
Wie viele Plätze müssen zusätzlich reserviert werden? Ob Weihnachtsfeier des gesamten Betriebs oder kleine Abteilungsweihnachtsfeier: Je nachdem, wie viele Leute angekündigt sind, entscheidet sich das weitere Vorgehen. Denn ob Sie sich ausschließlich auf die gebuchte Feierlichkeit konzentrieren oder das normale Tagesgeschäft weiterläuft, ist von Ihren Räumlichkeiten und der Kapazität Ihrer Küche abhängig. Es gelten die üblichen Abstandsregelungen nach dem AHA-Prinzip (Abstand – Hygiene – Alltagsmaske) sowie die Vorgaben des jeweiligen Bundeslandes (Webseite der jeweiligen Landesregierung). Einige Organisatoren bestehen ohnehin darauf, ein Lokal komplett für die Weihnachtsfeier zu reservieren. Sprechen Sie genau ab, ob nur Betriebszugehörige kommen oder ob diese auch ihre Partner mitbringen. Spätestens eine Woche vorher sollte Ihre Küche über die finale Anzahl der Weihnachtsgäste Bescheid wissen.

Mithilfe eines Fragebogens lassen sich die wesentlichsten Punkte in einem ersten Gespräch klären. Die wichtigsten Fragen haben wir für Sie zusammengestellt:

• Für wie viele Personen wird reserviert?
• Wann treffen die Gäste ein?
• Welchen Umfang soll die Bewirtung haben?
• Welche Besonderheiten auf Unverträglichkeiten sind zu beachten?
• Soll Fisch angeboten werden? 
• Gibt es religiöse Besonderheiten bei der Zubereitung zu beachten?
• Mit welchen Verkehrsmitteln werden die Gäste anreisen – sollen Parkplätze reserviert werden?
• Wer ist der Hauptansprechpartner?
• Wie werden die Gästedaten erfasst und wie werden sie bei Ihnen DSGVO-konform archiviert?